Lecție

Abilități organizatorice, ce sunt acestea?

Deși nu există o definiție universală pentru acest concept, putem fi cu toții de acord asupra unor elemente de bază. Abilitățile organizatorice sunt abilitățile care vă ajută să rămâneți concentrat pe diferite sarcini, să le urmăriți, să vă folosiți energia, timpul, spațiul fizic și capacitatea mentală etc. în mod eficient și efectiv pentru a obține rezultatul dorit. Dar este suficient să vă păstrați programul, să aveți un spațiu de lucru curat și să respectați termenele limită pentru a fi numit organizat? Sau mai sunt? Și mai important, poți învăța să fii organizat sau trebuie să te naști cu asta?

În primul rând, abilitățile organizatorice sunt transferabile, prin asta înțelegem că poți învăța aceste abilități și le poți preda de asemenea. Sunt și abilități soft, ceea ce înseamnă că ele caracterizează relația unei persoane cu alți oameni, face parte din personalitatea cuiva. De exemplu, în cazul unei întreprinderi, chiar dacă ai un produs bun, știi să conduci o afacere, dar îți este greu să o vinzi, să negociezi cu cumpărătorii, atunci nu va funcționa corect. Același lucru este valabil și dacă nu vă puteți organiza zilele și activitatea întreprinderii dumneavoastră.

Deoarece este o trăsătură de personalitate, abilitățile organizatorice nu depind de poziție, a fi organizat va fi firesc în viața personală și profesională, indiferent dacă sunteți angajator sau angajat. Și, deși sunt importante pentru fiecare angajator, are în principal două motive, un angajat organizat este un angajat eficient și efectiv. Un angajat eficient vă va scuti de bani și vă va ajuta să vă inovați întreprinderea. În cele din urmă, veți observa că el/ea lucrează la soluții pentru a obține aceleași rezultate sau mai bune cu mai puțină muncă/ efort sau cum să reducă cheltuielile. În cazul în care doriți angajați eficienți, trebuie să acordați atenție unor trăsături cum ar fi el/ea întotdeauna deschis pentru dezvoltare personală/ profesională, optimist și deschis în gândire? Performanța unui muncitor eficient este impecabilă și nu numai că funcționează bine cu puțină supraveghere, dar este dispus să își asume și responsabilități suplimentare. Un angajat eficient face lucrurile în timp și nu va renunța în caz de eșec. Puteți recunoaște angajații eficienți după caracteristici precum profesionalismul, integritatea și onestitatea, ambiția, flexibilitatea, dar, cel mai important, un angajat eficient este mereu cu ochii pe obiectivul sau pe misiunea întreprinderii.

Există multe abilități organizatorice, pe care le vedem adesea în CV-urile oamenilor. Lista de mai jos nu este completă, le menționăm doar pe cele mai comune. În continuare le vom prezenta mai detaliat:

Managementul timpului:

Poate că aceasta este una dintre cele mai importante componente ale abilităților organizaționale. Gestionarea timpului este abilitatea de a-ți îndeplini sarcinile în timp util, de a programa și de a respecta termenele limită. Gestionarea timpului este importantă, deoarece vă ajută să vă conservați energia și să vă păstrați calmul într-un mediu cu ritm rapid. A decide când și cum să-ți folosești timpul este un element fundamental al organizării locului de muncă. Fără o gestionare adecvată a timpului, presiunea constantă la locul de muncă și sarcinile pot cauza prăbușirea unei afaceri, poate ruina viața personală a cuiva sau poate avea un efect grav asupra sănătății mintale. Chiar dacă abilitățile tale „naturale” de gestionare a timpului sunt nesatisfăcătoare sau aproape inexistente, le poți învăța prin antrenamente de abilități soft. Primul pas este să dezvolți o rutină zilnică, să plasezi elementele/ sarcinile repetitive pe agenda ta. Experimentați când sunteți mai productiv, astfel puteți programa sarcini importante pentru acel moment. Dacă nu reușiți să o faceți singur, atunci încercați să vă folosiți telefonul, există mai multe aplicații care ar trebui să vă ajute să vă gestionați timpul cu înțelepciune. Dacă, din anumite motive, nu funcționează, puteți oricând să utilizați alte servicii în acest scop.

Comunicarea:

Deoarece ne organizăm lumea în mare parte prin vorbire, ne construim realitatea zilnică prin ea, este și o abilitate organizatorică importantă. Abilitățile dumneavoastră de comunicare se bazează pe cât de bine împărtășiți și primiți informații la locul de muncă. Dacă ești un comunicator organizat, vei putea oferi celorlalți membri ai echipei tale informațiile de care au nevoie într-un mod eficient și în timp util. Comunicatorii organizați acordă prioritate eficienței la locul de muncă, răspunzând rapid la solicitări, oferind instrucțiuni precise și retransmițând informații în mod fiabil. Comunicarea dezorganizată și agitată vă va afecta productivitatea și afacerea. Trebuie să vorbiți și să scrieți într-un mod clar pentru a vă asigura că mesajul dvs. este înțeles. Aceasta înseamnă că abilitățile tale de comunicare și abilitățile de ascultare activă trebuie să fie la egalitate pentru a obține succesul la locul de muncă.

Delegarea:

În multe cazuri, a fi organizat înseamnă a-ți cunoaște limitele. Dacă responsabilitățile unui angajat/ angajator devin mai mult decât se pot descurca, este posibil ca acesta să fie nevoie să-și atribuie una sau mai multe sarcini unui coleg. O parte importantă a delegării este să știi care membru al echipei/ coleg/ subordonat este cel mai calificat pentru a finaliza o anumită sarcină sau proiect. Dacă vă puteți enumera și organiza sarcinile și decide pe care să le delegați, este posibil să puteți îmbunătăți productivitatea întregii echipe/ întreprinderi. De fapt, abilitățile de delegare sunt legate de abilitățile de lucru în echipă. Persoanele bine organizate știu ce pot face ei înșiși și ce trebuie să delege altor membri ai echipei pentru a obține cele mai bune rezultate. De asemenea, arată că aveți un set puternic de abilități interpersonale.

Munca în echipă:

Munca în echipă ca abilitate nu poate fi interpretată izolat, are sens doar atunci când este însoțită de alte abilități, cum ar fi comunicarea, delegarea, sensibilitatea culturală. Organizarea muncii într-un grup de oameni este la fel de esențială ca și selectarea persoanelor potrivite pentru a construi o echipă în primul rând. Dacă abilitățile dumneavoastră organizaționale sunt la standardul cerut, veți putea să alcătuiți o echipă funcțională și să obțineți rezultate sinergice, în timp ce vă creșteți abilitățile de conducere. Și de la Aristotel știm că „Omul este prin natură un animal social” sau tradus într-o formulare mult mai contemporană, oamenii, prin natura lor, sunt ființe sociale, așa că nu poate fi niciodată o problemă dacă ești un jucător de echipă.

Planificarea:

Putem spune cu ușurință că cea mai importantă parte a unei acțiuni bine organizate are loc înainte ca orice altceva să aibă loc. Abilitatea de a planifica este, fără îndoială, cel mai important atribut al oricărei persoane care posedă abilități organizaționale puternice.

Prioritizarea:

A fi capabil să acordați prioritate sarcinilor dvs. este mult mai important decât să bifați elementele din listele de sarcini. Dacă nu puteți identifica blocajele în viitor, nu puteți împărți proiectele complexe în componente mai mici și nu puteți evalua impactul acestora asupra rezultatului, atunci va trebui să lucrați la capacitatea dvs. de a face acest lucru, deoarece gestionarea unei afaceri este totul despre priorități. Dar, lucrând în sectorul serviciilor, probabil că știți deja că prioritatea dvs. numărul unu este întotdeauna clientul/ oaspetele.

Gândirea analitică:

Gândirea analitică implică capacitatea de a citi și interpreta informații pentru a ajunge la concluzii rezonabile. A fi organizat la locul de muncă implică adesea organizarea procesului de gândire. A fi capabil să vă gândiți la o problemă în mod logic și să determinați sursa problemei vă va ajuta să depășiți rapid eșecurile și să evitați întârzierile.

Echilibru muncă-viață:

Eficiența la locul de muncă începe cu un somn bun și o minte proaspătă. Organizați-vă igiena mentală și fizică, astfel încât să aveți loc și pentru orice altceva. De asemenea, este important din punct de vedere emoțional să nu vă suprasolicitați. Lăsați-vă sentimentele negative acasă sau la serviciu, nu le proiectați asupra angajaților sau membrilor familiei. Desigur, este mai ușor să vorbești despre asta decât să o faci, necesită sănătate mintală bună și chiar ajutor extern în unele cazuri.

Lucrul sub presiune:

Abilitățile organizatorice sunt deosebit de importante în situațiile de înaltă presiune. În mediile cu ritm rapid și locurile de muncă care impun termene stricte, organizarea este esențială, astfel încât angajații să rămână calmi și concentrați. În cursul operațiunii dumneavoastră, vă puteți confrunta cu dificultăți financiare, administrative sau juridice. Dificultăți cum ar fi gestionarea deficitului financiar sau apatia din partea grupurilor-țintă, de exemplu. Aceste situații pot implica multă presiune, pentru a le aborda corect trebuie să-ți programezi timpul eficient, să-ți gestionezi energia și să-ți folosești resursele cu creativitate. În acest fel, întreprinderea ta socială va fi o poveste de succes.

Studiul de caz prezentat, întreprinderea familiei Sándor ne atrage indirect atenția asupra importanței abilităților organizatorice. Pentru că, deși intervievatul nu vorbește neapărat despre abilitățile menționate mai sus, povestea pe care a spus-o ne-a permis să concluzionam că abilitățile organizaționale au jucat un rol-cheie în succesul afacerii.

În timpul lecției, s-ar putea să fi observat că majoritatea abilităților pe care le-am numit sunt practic în relație complementară sau se construiesc una pe cealaltă, cum ar fi LEGO. De exemplu, în cazul echilibrului dintre viața profesională și viața privată, nu veți avea un somn bun dacă abilitățile dvs. de gestionare a timpului nu sunt adecvate și vă culcați târziu. Sau gestionarea timpului, care este o abilitate de bază, este aproape inutilă fără o prioritizare adecvată. Ideea este că nu poți tăia colțuri când vine vorba de aptitudinile tale, unii dintre noi suntem planificatori naturali, alții nu, cel mai important este să păstrezi o minte deschisă și să fii gata să înveți.