Lecție

Ce înseamnă gestionarea timpului?

Managementul timpului este o modalitate de a maximiza eficiența cu care ne folosim timpul pentru a ne atinge obiectivele. Ne ajută să găsim concentrarea și să fim conștienți de ceea ce și la ce ne concentrăm, când și pentru cât timp. Dacă nu ne planificăm bine timpul, nu numai că putem rata relaxarea, dar lucrurile importante pot fi pierdute cu ușurință și lăsate în urmă.

Există două concepții greșite despre timpul pe care îl au majoritatea oamenilor: una este că credem că, la un moment dat, în viitor, vom avea mai mult timp. Celălalt este că putem economisi timp. Nu putem reduce timpul, deci nu se economisește în niciun caz, orele trec cu precizie maximă și fără a face nimic. Un lucru pe care îl putem controla este modul în care petrecem timpul disponibil, cu ce activități. Managementul timpului nu este altceva decât autogestionare. În consecință, gestionarea timpului se referă în primul rând la eficiența noastră personală.

Să ne dezvăluim propriile obiceiuri de gestionare a timpului!

Fiecare activitate zilnică poate fi clasată în funcție de dimensiunile de urgență și importanță. Împărțirea în patru direcții de-a lungul acestor axe principale se numește matrice de gestionare a timpului.

Caracteristicile fiecărei ferestre de activitate:

• Important: Activități care sunt în conformitate cu valorile noastre, misiunea noastră și cu cele mai importante obiective ale noastre. Acest lucru poate fi interpretat pe o scară prioritară.
• Urgent: Activități care necesită acțiune/ reacție imediată. Acest lucru poate fi interpretat pe scara de timp.

Matricea timpului

Stephen R. Covey: 7 Obiceiuri ale persoanelor foarte eficiente, 1999..

Tabelul ne ajută să vedem ce grup de activități din ultimele zile sau săptămâni putem clasifica în funcție de cât de urgente sau importante au fost pentru noi înșine. În funcție de predominanța fiecărei ferestre, se pot distinge următoarele tipuri de persoane:

Cadranul 1: Urgent și important

• își petrec o parte semnificativă din timp rezolvând probleme urgente și importante,
• în timpul lor cel mai urgent și urgent, au probleme urgente și importante de rezolvat, de obicei respectând termene limită,
• adesea simt că nu au timp liber,
• au tendința de a fi stresați în viața de zi cu zi.

Cadranul 2: Important, dar nu urgent

• oportunitățile, nu problemele, sunt punctul central,
• previne în mod eficient dezvoltarea situațiilor de criză în timpul activității dvs.
• autogestionare eficientă.

Cadranul 3: Urgent, dar nu important

• încearcă să îndeplinească sarcini urgente care nu sunt importante pentru el/ea,
• satisface obiective pe termen scurt pentru recunoașterea altora sau în locul altora,
• de obicei își finalizează propriile sarcini în ultimul moment.

Cadranul 4: Nu este urgent și nu este important

• majoritatea activităților lor nu sunt nici importante, nici urgente,
• când cineva petrece prea mult timp în primul cadran, tinde să caute răgaz aici.

Există un raport corect între cadrane? În mod ideal, împărțirea ar fi după cum urmează:

Într-o bună gestionare a timpului, este important să câștigați cât mai mult timp posibil în activități care nu sunt urgente, dar care vă servesc obiectivele pe termen lung. Nu sunt imediate, desigur, dar sunt esențiale pentru viitor.

Soorten timemanagement:

Note, liste de verificare:

Utilizarea notelor și a listelor de verificare este recomandată pentru a ține evidența, colecta și organiza fiecare activitate.

Dezavantajul este că în acest caz nu se realizează prioritizarea, de obicei se folosesc post-it-uri, note scrise de mână pentru a înregistra sarcinile de realizat, care sunt ulterior tăiate pentru a indica sarcinile finalizate. Această metodă nu este potrivită pentru prioritizarea pe axele prioritare și de urgență.

Calendare și jurnale de gestionare a timpului:

Această metodă se concentrează pe planificarea timpului prin colectarea activităților și stabilirea unor termene limită pentru acestea. Se concentrează pe programarea și planificarea timpului.

Prioritizare:

Prioritizarea se concentrează pe planificarea de zi cu zi, lista obiectivelor de atins este pregătită cu cunoașterea obiectivelor de atins, deoarece se concentrează pe obținerea rezultatelor. Pentru unele sarcini merită să alocați mai mult timp pentru că servesc obiectivelor pe termen lung. Aceasta ar putea fi o întâlnire, o apariție publică etc.

Planificare:         

Planning is both a task, thinking ahead and setting long-term goals, but it can also save considerable time.  Spending 10% of your time planning and thinking through your tasks can save hours. The values we live our lives by and the roles we play in our daily lives (e.g. wife/mother, husband/father, etc.) are the foundation of the productivity pyramid and must be aligned with our goals to feel that our lives are worth living.

Piramida productivității

Ne putem dezvolta propriul sistem de planificare eficientă în viața noastră de zi cu zi, în care ne terminăm munca zilnică la o oră prestabilită și ne concentrăm pe activități de petrecere a timpului liber, familie și prieteni. Stabiliți-vă o țintă, de ex. puteți termina munca până la ora 17:00 și puteți fi mulțumit de performanța dvs. pentru ziua respectivă. Este important să putem face acest lucru fără a simți o presiune constantă a timpului în timpul zilei.

O planificare atentă necesită stabilirea priorităților:

• identificarea sarcinilor care sunt prioritare, care sunt secundare și care nu sunt deosebit de importante;
• sarcinile cu cea mai mare prioritate sunt abordate imediat,
• concentrare permanentă pe sarcina în cauză.

Toate acestea vă ajută:

• să nu faceți mai multe sarcini, să nu vă împărțiți munca,
• să nu pierdeți șirul, să nu vă pierdeți între sarcini,
• să nu lăsați sarcinile cu adevărat importante să ocupe locul din spate.

Cum prioritizăm?

1. Definiți obiectivele
2. Colectați sarcini
3. Prioritizați
4. Prioritizați după urgență
5. Stabiliți priorități
6. Determinați cerințele de timp
7. Stabiliți intervalul de timp

Abilitatea de a spune „Nu”:

Pentru a ne face timp pentru activitățile care contează cu adevărat pentru noi, trebuie să învățăm să spunem „nu”. Abilitatea de a spune „nu” este unul dintre cei mai importanți factori care economisesc timp, așa că fiecare manager trebuie să învețe să o folosească. Uneori chiar și pentru noi înșine, chiar și atunci când există multe argumente pentru a spune „da”. Desigur, este regretabil dacă îl folosim prea des și cu atât mai puțin dacă spunem „nu” numai anumitor persoane în toate cazurile. Cu toate acestea, nu trebuie să facem imediat tot ce ni se cere. Înainte de a spune ceva, nu ezitați să cereți timp: „Am nevoie de câteva minute/ ore, zile etc. să mă gândesc la asta.”.

Managementul resurselor umane:

Esența managementului resurselor umane este planificarea alocării sarcinilor, monitorizarea implementării și calității acestora. Într-o organizație cu mai mulți angajați, acordarea atenției acestui lucru este esențială și contribuie în mare măsură la creșterea eficienței și la obținerea unei etici de muncă echilibrate. Planificarea necesită timp, desigur, dar delegarea economisește mai mult decât atât.

Calitatea și performanța adecvate necesită expertiză, iar evaluarea acesteia este esențială. Trebuie să identificăm la ce sunt cei mai buni colegii și asociații noștri și să delegăm sarcini în consecință.

Delegarea:

Delegarea are multe avantaje. Unul dintre ele este că eliberează timp pentru a face față unor probleme mult mai complexe prin delegarea sarcinilor de rutină altora. Un alt avantaj este că motivăm persoana căreia îi atribuim o sarcină. Poate fi, de asemenea, o modalitate de a oferi experiență sau de a extinde oportunitățile subordonaților.

Evaluarea preliminară:

• Definirea sarcinii și a obiectivelor.
• Definirea obiectivelor și a rezultatelor așteptate.
• Selectarea persoanei potrivite (adecvare, experiență).

Când discutați sarcina cu membrul personalului:

• Definirea caracteristicilor sarcinii (termen, mijloace, cerință de calitate, puteri).
• Verificarea înțelegerii sarcinii, predarea instrumentelor, sprijinul personal, verificarea cooperării.

În timpul implementării sarcinii delegate:

• Monitorizarea realizării sarcinii, solicitarea feedback-ului asupra performanței, întocmirea unui raport daca este necesar.

Când sarcina a fost finalizată:

• Evaluați performanța, oferiți feedback.