Lesstof

Wat zijn organisatorische vaardigheden?

Hoewel er geen universele definitie voor is, zijn we het allemaal eens over enkele basiselementen. Organisatorische vaardigheden zijn vaardigheden die je helpen gefocust te blijven op verschillende taken, ze in de gaten te houden en jouw energie, tijd, fysieke ruimte en mentale capaciteit effectief en efficiënt te gebruiken om het gewenste resultaat te bereiken. Maar is georganiseerd hetzelfde als je aan je planning houden, een schone werkruimte te hebben en je aan deadlines te houden? Of is er meer? En nog belangrijker, kun je leren georganiseerd te zijn of moet die vaardigheid aangeboren zijn?

Allereerst zijn organisatorische vaardigheden overdraagbaar. Daarmee bedoelen we dat je deze zachte vaardigheden kunt leren en je ze ook iemand kunt aanleren. Het zijn soft skills wat betekent dat het hier gaat om intermenselijke vaardigheden ofwel jouw vermogen om met jezelf, met anderen en met je werk om te gaan wat deel uitmaakt van iemands persoonlijkheid. Bijvoorbeeld, in het geval van een onderneming, zelfs bij een goed product en voldoende kennis over hoe je een bedrijf moet runnen kun je moeite hebben om het product te verkopen en te onderhandelen met kopers. In dat geval zal het niet goed werken. Hetzelfde geldt als je jouw dagen en de activiteiten van je onderneming niet kunt organiseren.

Aangezien het een persoonlijkheidskenmerk is, zijn organisatorische vaardigheden niet functie-afhankelijk. Georganiseerd zijn kan natuurlijk zijn in je persoonlijke- en professionele leven waarbij het niet uitmaakt of je werkgever of werknemer bent. Een georganiseerde werknemer is van belang voor elke werkgever want dat is een efficiënte en effectieve werknemer. Een efficiënte medewerker bespaart je geld en draagt bij aan het innoveren van jouw onderneming. Uiteindelijk zul je merken dat hij/zij aan oplossingen werkt om met minder werk/inspanning hetzelfde of betere resultaat te behalen of om uitgaven te verminderen. Als je efficiënte medewerkers wilt moet je letten op eigenschappen zoals: staat hij/zij altijd open voor persoonlijke/professionele ontwikkeling, is hij/zij optimistisch en ruimdenkend? De prestaties van een efficiënte werknemer zijn goed en ze presteren niet alleen goed met weinig toezicht maar zijn ook bereid om extra verantwoordelijkheden op zich te nemen. Een effectieve medewerker krijgt dingen op tijd af en geeft niet op als het niet lukt. Effectieve medewerkers herken je aan eigenschappen als professionaliteit, integriteit en eerlijkheid, ambitie, flexibiliteit maar vooral: een effectieve medewerker heeft altijd oog voor het doel of de missie van de onderneming.

Er bestaan veel organisatorische vaardigheden die we vaak terugvinden in cv's van mensen. Onderstaande lijst is niet compleet maar we noemen de meest voorkomende. Verderop zullen we deze in meer detail presenteren:

Timemanagement:

Misschien is dit wel de meest cruciale component van de organisatorische vaardigheden. Tijdsbeheer is het vermogen om je taken tijdig uit te voeren, te plannen en je aan deadlines te houden. Het beheren van je tijd is belangrijk omdat het je helpt energie te sparen en kalm te blijven in een snelle omgeving. Beslissen wanneer en hoe je jouw tijd gebruikt is een fundamenteel onderdeel van de organisatie van de werkplek. Zonder goed tijdsbeheer kunnen constante werkdruk en veel taken leiden tot de ineenstorting van een bedrijf, iemands persoonlijke leven ruïneren of ernstige gevolgen hebben voor zijn of haar geestelijke gezondheid. Zelfs als je 'natuurlijke' tijdmanagementvaardigheden niet voldoende zijn, kun je die aanleren door middel van softskill-trainingen. De eerste stap is het ontwikkelen van een dagelijkse routine. Plaats daarvoor de repetitieve elementen/taken op je agenda. Ervaar wanneer je productiever bent zodat je belangrijke taken voor die tijd leert plannen. Als je dat niet kunt onthouden dan staan meerdere hulpmiddelen tot je beschikking: agenda, telefoon, kalender, planners die je helpen om je tijd verstandig te beheren. Mocht het om wat voor reden dan ook niet lukken, dan kun je hiervoor altijd gebruik maken van andere diensten.

Communicatie:

Omdat we onze wereld voornamelijk organiseren met behulp van spraak, en de dagelijkse realiteit dus ook, is het een belangrijke organisatorische vaardigheid. Jouw communicatieve vaardigheden zijn gebaseerd op hoe goed je informatie deelt en ontvangt op de werkplek. Als je een georganiseerde communicator bent, kun je andere leden van jouw team op een effectieve en tijdige manier de informatie geven die ze nodig hebben. Georganiseerde personen geven prioriteit aan efficiëntie op de werkplek door snel te reageren op verzoeken, nauwkeurige instructies te geven en informatie betrouwbaar door te geven. Ongeorganiseerde en hectische communicatie zal jouw productiviteit en bedrijf schaden. Je moet op een duidelijke manier spreken en schrijven om er zeker van te zijn dat de boodschap wordt begrepen. Dit betekent dat jouw communicatieve vaardigheden en actieve luistervaardigheid op peil moeten zijn om succes te behalen op de werkvloer.

Delegeren:

Georganiseerd zijn betekent in veel gevallen dat je de grenzen kent. Als de verantwoordelijkheden van een werknemer/werkgever meer worden dan hij aankan moet hij mogelijk één of meer van zijn taken aan een collega toewijzen. Een belangrijk onderdeel van delegeren is weten wie het meest gekwalificeerd is om een bepaalde taak of project af te ronden. Als je jouw taken kunt opsommen en organiseren en kunt beslissen welke taken je wilt delegeren, kun je wellicht de productiviteit van het hele team/bedrijf verbeteren. In feite zijn delegatievaardigheden gerelateerd aan teamworkvaardigheden. Goed georganiseerde individuen weten wat ze zelf kunnen doen en wat ze moeten overlaten aan andere teamleden om de beste resultaten te behalen. Het laat ook zien dat je een sterke set interpersoonlijke vaardigheden hebt.

Teamwork:

Teamwerk als vaardigheid staat niet op zichzelf en heeft alleen zin als het gepaard gaat met andere vaardigheden, zoals communicatie, delegatie, culturele gevoeligheid. Het organiseren van werk binnen een groep mensen is net zo essentieel als het selecteren van de juiste mensen voor dat team. Als jouw organisatorische vaardigheden aan de vereiste standaard voldoen, kun je een functioneel team samenstellen en synergetische effect behalen terwijl je jouw leiderschapsvaardigheden een boost geeft. En sinds Aristoteles weten we dat de mens van nature een sociaal dier is of, vertaald in een veel eigentijdsere bewoording, mensen zijn van nature sociale wezens, dus het kan nooit een probleem zijn als je een teamspeler bent.

Planning:

We kunnen stellen dat het belangrijkste plaatsvindt voordat er productie of resultaat is. Het vermogen om te plannen is ongetwijfeld de belangrijkste eigenschap van iedereen die over sterke organisatorische vaardigheden beschikt.

Prioriteiten stellen:

Prioriteit kunnen geven aan taken is veel belangrijker dan het afvinken van items op de takenlijst. Als je geen problemen kunt voorzien, complexe projecten niet in kleinere componenten kunt opsplitsen en hun impact op het resultaat kunt beoordelen, dan moet je werken aan je vermogen om dit te doen omdat bij het beheren van een bedrijf alles draait om prioriteiten stellen. Als je in de dienstensector werkt, weet je waarschijnlijk al dat jouw eerste prioriteit altijd de klant/gast is.

Analytisch denken:

Analytisch denken is het vermogen om informatie te lezen en te interpreteren om tot redelijke conclusies te komen. Georganiseerd zijn op het werk houdt vaak in dat je je denkproces moet organiseren. Door logisch over een probleem na te denken en de oorzaak van het probleem te achterhalen, kun je tegenslagen snel overwinnen en vertragingen voorkomen.

Balans werk-privé:

Efficiëntie op het werk begint met een goede nachtrust en een frisse geest. Organiseer je mentale en fysieke hygiëne zodat er ook ruimte is voor al het andere. Dat is ook belangrijk vanuit een emotioneel oogpunt zodat je jezelf niet overbelast. Projecteer je negatieve gevoelens, thuis of op het werk, niet op je werknemers of familieleden. Dit is natuurlijk gemakkelijker gezegd dan gedaan want het vereist een goede geestelijke gezondheid en in sommige gevallen zelfs externe hulp.

Werken onder druk:

Organisatorische vaardigheden zijn vooral belangrijk in situaties waarin de druk hoog is. In snelle omgevingen en op werkplekken die strikte deadlines afdwingen, is het van cruciaal belang om georganiseerd te zijn zodat werknemers kalm en gefocust blijven. Jouw bedrijf kan in financiële, administratieve of juridische moeilijkheden komen dat kan zijn het omgaan met financiële tekorten of apathie van de kant van doelgroepen bijvoorbeeld. Deze situaties kunnen veel druk met zich meebrengen. Om ze goed aan te pakken, moet je je tijd effectief plannen, je energie beheren en je middelen creatief gebruiken. Zo wordt jouw sociale onderneming een succesverhaal.

De gepresenteerde casestudy, het bedrijf van de familie Sándor, vestigt indirect onze aandacht op het belang van organisatorische vaardigheden. Want hoewel de geïnterviewde niet per se over de bovengenoemde vaardigheden praat, konden we uit het verhaal dat hij vertelde de conclusie trekken dat organisatorische vaardigheden een sleutelrol speelden bij het succesvol maken van het bedrijf.

Tijdens de les is het je misschien opgevallen dat de meeste vaardigheden die we noemden in principe complementair zijn of op elkaar voortbouwen. In het geval van bijvoorbeeld de balans tussen werk en privé, slaap je niet goed, als je tijdmanagementvaardigheden niet voldoende zijn en je daardoor te laat naar bed gaat. Of timemanagement, een kernvaardigheid, is bijna nutteloos zonder de juiste prioriteiten te stellen. Het punt is dat je niet kunt bezuinigen op je vaardigheden, sommigen van ons zijn natuurlijke planners, sommigen van ons niet, het belangrijkste is om een open geest te hebben en klaar te zijn om altijd te willen leren.