Lesstof

Wat is timemanagement?

Tijdmanagement is een manier om efficiëntie te maximaliseren waarmee je je tijd daadwerkelijk gaat inzetten om je doelen te bereiken. Het helpt de focus te vinden en je bewust te worden van waar je focus moet liggen, wanneer en voor hoe lang. Als we onze tijd niet goed plannen, lopen we niet alleen ontspanning mis, maar kunnen belangrijke dingen gemakkelijk op een laag pitje worden gezet.

Er bestaan twee misvattingen over de beschikbare tijd van de meeste mensen: de ene is dat we ervanuit gaan dat we in de toekomst wel meer tijd zullen hebben. De andere is dat we wel tijd kunnen besparen. We kunnen de tijd niet verkorten dus er wordt in ieder geval nooit bespaard, uren verstrijken met maximale benutting maar ook met niets doen. We kunnen echter wel controleren hoe we de beschikbare tijd besteden, met welke activiteiten. Timemanagement is niets anders dan zelfmanagement. Timemanagement gaat dus in de eerste plaats over onze persoonlijke efficiëntie.

Laten we eens kijken naar onze eigen tijdmanagementgewoonten.

Elke dagelijkse activiteit kan worden gerangschikt op urgentie en belangrijkheid. Deze verdeling wordt een tijdmanagementmatrix genoemd.

De kenmerken van elk activiteitenvenster:

• Belangrijk: Activiteiten die passen bij onze waarden, onze missie en bij onze belangrijkste doelen. Dit kan worden aangegeven op een prioriteitsschaal
• Urgent: Activiteiten die onmiddellijke actie/reactie vereisen. Dit kan worden aangegeven op de tijdschaal.

Tijdmanagement matrix

Stephen R. Covey: 7 Habits of Highly Effective People, 1999..

De tabel helpt ons om te zien welke groep activiteiten in de afgelopen dagen of weken we kunnen categoriseren op basis van hoe urgent of belangrijk ze voor ons waren. Op basis van het overwicht van elk venster kunnen de volgende soorten mensen worden onderscheiden:

Kwart I: Urgent en belangrijk

• Je besteed een aanzienlijk deel van je tijd aan het oplossen van dringende en belangrijke problemen
• Je lost de meest dringende en belangrijke problemen op. Dit betreft meestal het halen van deadlines
• Je hebt vaak het gevoel dat je geen vrije tijd hebt
• Je hebt de neiging om in je dagelijks leven gestrest te zijn.

Kwart II: Niet urgent maar belangrijk

• Je stelt kansen en niet de problemen centraal
• Je voorkomt effectief dat er tijdens je werk zich crisissituaties ontwikkelen
• Je kunt jezelf effectief managen.

Kwart III: Urgent maar niet belangrijk

• Je voert dringende taken uit die niet belangrijk voor je zijn
• Je werkt aan korte termijn doelen voor erkenning door anderen
• Je voltooit je eigen taken meestal op het laatste moment.

Kwart IV: Niet urgent en niet belangrijk

• Jouw meeste activiteiten zijn niet belangrijk of urgent
• Als je te veel tijd steekt in ‘I: Urgent en belangrijk’ krijg je de neiging om hier rust te zoeken.

Is er een juiste verhouding tussen de kwarten? Idealiter zou de splitsing als volgt zijn:

Bij goed timemanagement is het belangrijk om zoveel mogelijk tijd te steken in activiteiten die niet urgent zijn maar die je lange termijn doelen dienen. Deze activiteiten zijn niet belangrijk voor nu maar ze zijn essentieel voor de toekomst.

Soorten timemanagement:

Notities, checklists:

Het wordt aanbevolen om elke activiteit bij te houden, te verzamelen en te organiseren door gebruik te maken van notities en checklists.

Het nadeel is dat prioritering in dit geval niet wordt bereikt, meestal worden post-its, handgeschreven notities gebruikt om de uit te voeren taken vast te leggen. Om aan te geven dat taken zijn voltooid worden die notities later doorgehaald. Deze methode is geen geschikte manier om prioriteiten te stellen.

Kalenders en agenda's voor tijdbeheer:

Deze methode richt zich op tijdsplanning door activiteiten te verzamelen en er deadlines voor te stellen en richt zich op tijdplanning en de planning.

Prioriteiten stellen:

Prioritering richt zich op de dagelijkse planning. De lijst met te bereiken doelen wordt opgesteld met de kennis van de te bereiken doelen om je zo te kunnen richten op het behalen van resultaten. Het is de moeite waard om voor sommige taken meer tijd in te plannen omdat die langetermijndoelen dienen. Dit kan een vergadering zijn, een openbare verschijning, enz.

Planning:         

Planning is both a task, thinking ahead and setting long-term goals, but it can also save considerable time.  Spending 10% of your time planning and thinking through your tasks can save hours. The values we live our lives by and the roles we play in our daily lives (e.g. wife/mother, husband/father, etc.) are the foundation of the productivity pyramid and must be aligned with our goals to feel that our lives are worth living.

De productiviteitspiramide

Je kunt je eigen effectieve planning voor het dagelijkse leven ontwikkelen waarbij je jouw dagelijkse werk op een vooraf bepaald tijdstip beëindigen en je concentreren gaat op je vrije tijd, familie en vrienden. Stel een doel in, b.v. je mag tot 17.00 uur werken en dan moet je tevreden zijn met je prestaties van de dag. Het is belangrijk dat je dit kunt doen zonder een constante tijdsdruk gedurende de dag te voelen.

Doordachte planning vereist het stellen van prioriteiten:

• Kijk welke taken de hoogste prioriteit hebben, welke secundair en welke niet bijzonder belangrijk zijn
• Pak taken met de hoogste prioriteit direct aan
• Wees altijd gefocust op de taak die voorhanden is.

Dit helpt ook:

• Niet multitasken, je werk niet opsplitsen
• Verlies het overzicht niet, verdrink niet in je taken
• Laat de echt belangrijke taken niet naar de achtergrond verdwijnen.

Hoe stellen we prioriteiten?

1. Definieer doelen
2. Verzamel taken
3. Prioriteren
4. Prioriteren op urgentie
5. Prioriteiten stellen
6. Bepaal hoeveel tijd het kost
7. Bepaal het tijdsbestek waarin de taak plaats moet vinden.

Het vermogen om nee te zeggen:

Om tijd te maken voor activiteiten die er echt toe doen, moeten we leren om nee te zeggen. Nee kunnen zeggen is een van de meest tijdbesparende factoren. Elke manager moet dat leren. Het is ook privé een handige tool om in te zetten. Natuurlijk is het jammer als we te vaak gebruiken of altijd nee zeggen tegen bepaalde mensen of zaken. Toch hoeven we ook niet alles meteen te doen wat ons gevraagd wordt. Vraag gerust wat tijd voordat je iets zegt: "Ik heb een paar minuten/uren, dagen, enz. nodig om erover na te denken."

Personeelsmanagement:

De essentie van personeelsmanagement is het plannen van de taakverdeling, het bewaken van de uitvoering en kwaliteit ervan. In een meervoudige organisatie is aandacht hiervoor essentieel en draagt het in hoge mate bij aan het verhogen van de efficiëntie en het bereiken van een evenwichtige arbeidsethos. Plannen kost tijd maar delegeren bespaart meer dan de tijd die dat kost.

Adequate kwaliteit en prestaties vereisen expertise en het beoordelen hiervan is essentieel. We moeten vaststellen waar onze collega's en medewerkers het beste in zijn en taken dienovereenkomstig delegeren.

Delegeren:

Delegeren kent veel voordelen. Eén daarvan is dat het tijd vrijspeelt om veel complexere problemen aan te pakken omdat routinetaken aan anderen zijn gedelegeerd. Een ander voordeel is dat we de persoon aan wie we een taak toewijzen motiveren. Het kan ook een manier zijn om ondergeschikten ervaring op te laten doen of hun mogelijkheden te verbreden.

Voorlopige beoordeling:

• Stel de taak en doelstellingen vast
• Bepaal de doelstellingen en verwachte resultaten
• Selecteer de juiste persoon (geschiktheid, ervaring).

De taak bespreken met de medewerker:

• Omschrijf en bespreek de kenmerken van de taak (deadline, middelen, kwaliteitseis, bevoegdheden)
• Controleer of de taak is begrepen, verstrek de juiste tools, geef persoonlijke ondersteuning en controleer de samenwerking.

Gedurende de uitvoering van de gedelegeerde taak:

• Bewaak de uitvoering van de taak, vraag feedback over de uitvoering, stel een rapportage op indien nodig.

Als de taak klaar is:

• Evalueer de prestatie en deel de feedback.