Урок

Организационни умения, какви са те?

Въпреки че няма универсална дефиниция за това понятие, всички можем да се съгласим с някои основни елементи. Организационните умения са способностите, които ви помагат да останете фокусирани върху различни задачи, да ги следите, да използвате ефикасно своята енергия, време, физическо пространство и умствен капацитет и т.н., за да постигнете желания резултат. Но достатъчно ли е да поддържате графика си, да имате чисто работно пространство и да се придържате към крайните срокове, за да бъдете организирани? Или има още? И по-важното, можеш ли да се научиш да бъдеш организиран или трябва да се родиш с това качество?

На първо място, организационните умения са преносими, с това имаме предвид, че можете да научите тези умения и можете да ги предадете на други. Те също са меки умения, което означава, че характеризира отношенията на човек с други хора, част е от нечия личност. Например, в случай на предприятие, дори ако имате добър продукт и знаете как да управлявате бизнес, но ви е трудно, когато става въпрос за продажбата му или да преговаряте с купувачи, тогава този бизнес няма да работи правилно. Същото важи и ако не можете да организирате дните си и дейността на вашето предприятие.

Тъй като това е личностна черта, организационните умения не зависят от позицията, организирането ще бъде естествено в личния и професионалния ви живот, независимо дали сте работодател или служител. И докато те са важни за всеки работодател, той има основно две причини, организираният служител е ефикасен и ефективен служител. Ефикасният служител ще ви спести пари и ще ви помогне да иновирате вашето предприятие. В крайна сметка ще забележите, че той/тя работи върху решения за това как да постигне същите или по-добри резултати с по-малко работа/усилие или как да намали разходите. В случай, че искате ефективни служители, трябва да обърнете внимание на черти като той/тя винаги ли е отворен за лично/професионално развитие, оптимистичен/а ли е и непредубеден/а? Ефикасното представяне на работника е безупречно и той/тя не само се представя добре с малко надзор, но и е готов да поеме допълнителни отговорности. Ефективният служител върши нещата навреме и няма да се откаже в случай на неуспех. Можете да разпознаете ефективните служители по характеристики като професионализъм, почтеност и честност, амбиция, гъвкавост, но най-важното е, че ефективният служител винаги държи под око целта или мисията на предприятието.

Има много организационни умения, които често виждаме в автобиографиите на хората. Списъкът по-долу не е пълен, ние само споменаваме най-често срещаните. По-нататък ще ги представим по-подробно:

Управление на времето:

Може би това е един от най-важните компоненти на организационните умения. Управлението на времето е способността да изпълнявате задачите си навреме, да планирате и да се придържате към крайните срокове. Управлението на вашето време е важно, защото ви помага да пестите енергията си и да останете спокойни в забързана среда. Способността да решавате кога и как да използвате времето си е основен елемент от организацията на работното място. Без правилно управление на времето постоянният натиск и задачи на работното място могат да доведат до крах на бизнеса, да съсипят нечий личен живот или да имат сериозен ефект върху психическото здраве. Дори ако вашите „естествени” умения за управление на времето са незадоволителни или почти не съществуват, можете да ги научите чрез обучения за меки умения. Първата стъпка е да разработите ежедневна рутина, да поставите повтарящите се елементи/задачи в дневния си ред. Отбележете кога сте по-продуктивни, по този начин можете да планирате важни задачи около това време. Ако не можете да го направите сами, опитайте се да използвате телефона си, има множество приложения, които трябва да ви помогнат да управлявате времето си разумно. Ако по някакви причини не се получи, винаги можете да използвате други услуги за тази цел.

Комуникация:

Тъй като най-вече организираме нашия свят чрез речта, ние изграждаме ежедневната си реалност чрез нея, това също е важно организационно умение. Вашите комуникационни умения се основават на това колко добре споделяте и получавате информация на работното място. Ако сте организиран комуникатор, ще можете да дадете на други членове на вашия екип необходимата им информация по ефективен и навременен начин. Организираните комуникатори дават приоритет на ефективността на работното място, като отговарят бързо на заявките, дават точни инструкции и надеждно предават информация. Неорганизираната и забързана комуникация ще навреди на производителността и бизнеса ви. Трябва да говорите и пишете по ясен начин, за да сте сигурни, че вашето съобщение е разбрано. Това означава, че вашите комуникационни умения и умения за активно слушане трябва да са на ниво, за да постигнете успех на работното място.

Делегиране:

В много случаи да си организиран означава да знаеш лимита си. Ако отговорностите на служителя/работодателя станат повече, отколкото могат да се справят, може да се наложи да възложат една или повече от задачите си на колега. Важна част от делегирането е да се знае кой член на екипа/колега/подчинен е най-квалифициран да завърши конкретна задача или проект. Ако можете да изброите и организирате задачите си и да решите кои да делегирате, може да успеете да подобрите производителността на целия си екип/предприятие. Всъщност уменията за делегиране са свързани с уменията за работа в екип. Добре организираните хора знаят какво могат да направят сами и какво трябва да делегират на други членове на екипа, за да постигнат най-добрите резултати. Това също така показва, че имате силен набор от междуличностни умения.

Работа в екип:

Работата в екип като умение не може да се тълкува изолирано, има смисъл само когато е придружена от други способности, като комуникация, делегиране, културна чувствителност. Организирането на работа в група хора е също толкова важно, колкото и изборът на правилните хора за изграждане на екип на първо място. Ако вашите организационни умения отговарят на необходимия стандарт, вие ще можете да съберете функционален екип и да постигнете синергични резултати, като същевременно засилите лидерските си умения. И от Аристотел знаем, че „Човекът по природа е социално животно“ или преведено с много по-съвременна формулировка, хората по своята природа са социални същества, така че никога не е проблем ако сте отборен играч.

Планиране:

С увереност можем да кажем, че най-важната част от едно добре организирано начинание се случва далеч преди самото начинание, а именно планирането му. Способността да планирате несъмнено е най-важният атрибут на всеки човек, който притежава силни организационни умения.

Приоритизиране:

Да можете да дадете приоритет на задачите си е много по-важно от отмятането на завършените елементи от вашите списъци със задачи. Ако не можете да идентифицирате пречки, да разделите сложни проекти на по-малки компоненти и да оцените тяхното въздействие върху резултата, тогава ще трябва да работите върху способността си да го правите, защото управлението на бизнес е свързано с приоритети. Но работейки в сектора на услугите, вероятно вече знаете, че вашият приоритет номер едно винаги е клиентът/гостът.

Аналитично мислене:

Аналитичното мислене включва способността да се чете и интерпретира информация, за да се стигне до разумни заключения. Организирането на работа често включва организиране на вашия мисловен процес. Способността да мислите за проблема логически и да определите източника на проблема ще ви помогне бързо да преодолеете неуспехите и да избегнете забавяния.

Баланс между работата и личния живот:

Ефективността в работата започва с добър нощен сън и свеж ум. Организирайте своята психическа и физическа хигиена, така че да има място и за всичко останало. Също така е важно от емоционална гледна точка да не се претоварвате. Оставете негативните си чувства у дома или на работа, не ги прожектирайте на служителите или членовете на семейството си. Разбира се, по-лесно е да се говори за това, отколкото да се прави, изисква добро психично здраве и дори външна помощ в някои случаи.

Работа под напрежение:

Организационните умения са особено важни в ситуации на високо напрежение. В забързани среди и работни места, които налагат стриктни срокове, организирането е от решаващо значение, така че служителите да останат спокойни и фокусирани. По време на дейността си може да срещнете финансови, административни или правни затруднения. Трудности като справяне с финансов дефицит или справяне с апатия от страна на целевите групи например. Тези ситуации могат да представляват голям натиск и за да се справите правилно с тях, трябва ефективно да планирате времето си, да управлявате енергията си и да използвате ресурсите си с креативност. По този начин вашето социално предприятие ще бъде успешен пример.

Представеният казус, предприятието на семейство Шандор насочва вниманието ни към важността на организационните умения косвено. Тъй като интервюираният не говори непременно за споменатите по-горе умения, историята, която той разказа, ни позволи да заключим, че организационните умения играят ключова роля за успеха на бизнеса.

По време на урока може би сте забелязали, че повечето от уменията, които назовахме, са основно взаимно допълващи се или се надграждат едно върху друго, като LEGO. Например, в случай на баланс между работа и личен живот, няма да имате добър нощен сън, ако умението ви за управление на времето не е адекватно и си лягате късно. Или пък управлението на времето, което е основна способност, е почти безполезно ако няма правилно приоритизиране. Въпросът е, че няма преки пътища, когато става въпрос за набор от умения, някои от нас имат естествени планиращи умения, някои от нас не, но най-важното е да поддържате отворен ум и да сте готови да се научите.