Урок

Какво е управление на времето?

Управлението на времето е начин да увеличим максимално ефективността, с която използваме времето си, за да постигнем целите си. Помага ни да намерим фокус и да сме наясно върху какво се фокусираме, кога и за колко време. Ако не планираме времето си добре, не само можем да загубите от времето за почивка, но важните неща лесно могат да бъдат изместени на заден план.

Има две погрешни схващания за времето, с което разполагат повечето хора: едното е, че смятаме, че в някакъв момент в бъдещето ще имаме повече време. Другото е, че можем да спестим време. Не можем да намалим времето, така че в никакъв случай няма спестяване, часовете минават с максимално използване или бездействие. Едно нещо, което можем да контролираме, е как прекарваме наличното си време, с какви дейности. Управлението на времето не е нищо друго освен самоуправление. Следователно, управлението на времето е преди всичко за нашата лична ефикасност.

Нека разкрием нашите собствени навици за управление на времето!

Всяка ежедневна дейност може да бъде класирана според измеренията на спешност и важност. Четирипосочното разделение по тези главни оси се нарича матрица за управление на времето.

Характеристиките на всеки прозорец за дейност:

• Важно: Дейности, които са в съответствие с нашите ценности, нашата мисия и с най-важните ни цели. Това може да се тълкува по приоритетна скала.
• Спешно: Дейности, които изискват незабавни действия/реакция. Това може да се тълкува във времевата скала.

Времева матрица

Stephen R. Covey: 7 Навика на високоефективните хора, 1999..

Таблицата ни помага да видим коя група дейности през последните дни или седмици можем да категоризираме според това колко спешни или важни са били те за нас самите. Въз основа на преобладаването на всеки прозорец могат да се разграничат следните типове хора:

Квадрант 1: Спешно и важно

• прекарват значителна част от времето си в решаване на спешни и важни проблеми,
• в най-неотложния и спешен момент те имат спешни и важни въпроси, с които да се справят, обикновено спазвайки сроковете,
• често чувстват, че нямат свободно време,
• те са склонни да бъдат стресирани в ежедневието си.

Квадрант 2: Важно, но не спешно

• възможностите, а не проблемите са във фокус,
• на практика предотвратява развитието на кризисни ситуации в хода на вашата работа,
• ефективно самоуправление.

Квадрант 3: Спешно, но не важно

• опитва се да изпълнява спешни задачи, които не са важни за него/нея,
• изпълнява краткосрочни цели за признаване на други или вместо други,
• обикновено изпълнява собствените си задачи в последния момент.

Квадрант 4: Не е спешно и не е важно

• повечето от тези дейности не са нито важни, нито спешни,
• когато някой прекарва твърде много време върху първия квадрант, те са склонни да търсят време за отдих тук.

Има ли правилно съотношение между квадрантите? В идеалния случай разделението би било както следва:

При доброто управление на времето е важно да отделите възможно най-много време в дейности, които не са спешни, но служат на вашите дългосрочни цели. Те не са непосредствени, разбира се, но са от съществено значение за бъдещето.

Видове управление на времето:

Бележки, контролни списъци:

Препоръчва се използването на бележки и контролни списъци за проследяване, събиране и организиране на всяка дейност.

Недостатъкът е, че в този случай не се постига приоритизиране, обикновено се използват ръкописни бележки за записване на задачите, които трябва да бъдат извършени, които по-късно се зачертават, за да се посочат изпълнените задачи. Този метод не е подходящ за приоритизиране по осите за приоритет и спешност.

Календари и дневници за управление на времето:

Този метод се фокусира върху планирането на времето чрез събиране на дейности и определяне на крайни срокове за тях. Той се фокусира върху график и планиране на времето.

Приоритизиране:

Приоритизирането се фокусира върху ежедневното планиране, списъкът с целите, които трябва да бъдат свършени, се изготвя със знанието за целите, които трябва да бъдат постигнати, тъй като се фокусира върху постигането на резултати. За някои задачи си струва да отделите повече време, защото служат на дългосрочни цели. Това може да бъде среща, публична изява и т.н.

Планиране:         

Planning is both a task, thinking ahead and setting long-term goals, but it can also save considerable time.  Spending 10% of your time planning and thinking through your tasks can save hours. The values we live our lives by and the roles we play in our daily lives (e.g. wife/mother, husband/father, etc.) are the foundation of the productivity pyramid and must be aligned with our goals to feel that our lives are worth living.

Пирамидата на продуктивността

Можем да разработим собствена система за ефективно планиране в ежедневието си, където приключваме ежедневната си работа в предварително определено време и се фокусираме върху развлекателните дейности, семейството и приятелите. Задайте цел, например можете да свършите работата си до 17:00 и да сте доволни от представянето си за деня. Важно е да можем да правим това, без да изпитваме постоянно напрежение през деня.

Внимателното планиране изисква определяне на приоритети като:

• определяне кои задачи са с най-голям приоритет, кои са второстепенни и кои не са особено важни,
• задачите с най-висок приоритет да се решават незабавно,
• винаги се фокусираме върху поставената задача.

Всичко това помага за:

• да не изпълнявате няколко задачи едновременно, не разделяте работата си,
• да не губите представа за времето и да не се губите между задачите,
• не позволявайте на наистина важните задачи да останат на заден план.

Как да приоритизираме?

1. Определете цели
2. Събирайте задачи
3. Приоритизирайте
4. Дайте приоритет по спешност
5. Задайте приоритети
6. Определете изискванията за време
7. Определете времева рамка

Способността да се каже „не“:

За да отделим време за дейностите, които наистина са важни за нас, трябва да се научим да казваме не. Способността да казвате „не“ е един от най-важните фактори за спестяване на време, така че всеки мениджър трябва да се научи да го използва. Понякога дори за нас самите, дори когато имаме много аргументи да кажем „да“. Разбира се, жалко е, ако го казваме твърде често, и още по-малко, ако казваме“не“ само на определени хора във всеки случай. И все пак не е нужно да правим веднага всичко, което ни поискат. Преди да кажете нещо, не се колебайте да поискате време: „Имам нужда от няколко минути/часа, дни и т.н., за да помисля за това."

Управление на човешките ресурси:

Същността на управлението на човешките ресурси е да планира разпределението на задачите, да наблюдава тяхното изпълнение и качество. В организация с множество служители, обръщането на внимание на това е от съществено значение и допринася значително за повишаване на ефективността и постигане на балансирана работна етика. Планирането отнема време, разбира се, но делегирането спестява повече от това.

Адекватното качество и производителност изискват експертен опит и оценката на това е от съществено значение. Трябва да определим в какво са най-добри нашите колеги и сътрудници и съответно да делегираме задачите.

Делегиране:

Делегирането има много предимства. Едно от тях е, че освобождава време за справяне с много по-сложни проблеми, като делегира рутинни задачи на други. Друго предимство е, че мотивираме човека, на когото възлагаме задачата. Това може да бъде и начин за предоставяне на опит или разширяване на възможностите за подчинените.

Предварителна оценка:

• Дефиниране на задачата и целите.
• Определяне на целите и очакваните резултати.
• Избор на подходящия човек (пригодност, опит).

При обсъждане на задачата с член на персонала:

• Определяне на характеристиките на задачата (срок, средства, изискване за качество, правомощия).
• Проверка на разбирането на задачата, предаване на инструменти, лична подкрепа, проверка на сътрудничество.

По време на изпълнение на делегираната задача:

• Наблюдение на изпълнението на задачата, поискване на обратна връзка за изпълнението, изготвяне на доклад, ако е необходимо.

Когато задачата е изпълнена:

• Оценете ефективността, споделете обратна връзка.