Lecke

Mik is a szervezési készségek?

A szervezőkészségek azok a képességek, amelyek segítenek a különböző feladatokra összpontosítani, figyelemmel kísérni azokat, hatékonyan és eredményesen felhasználni a rendelkezésre álló energiát, időt, fizikai teret és szellemi kapacitást stb. a kívánt eredmény elérése érdekében. De vajon ahhoz, hogy szervezettnek nevezzünk valakit, elég-e betartania az ütemtervet, a határidőket és tisztán tartania a munkaterületet? Vagy ennél többről van szó? Meg lehet tanulni a szervezést, vagy ez egy velünk született képesség?

A szervezési készségek természetesen átadhatók, ez alatt azt értjük, hogy ezeket a készségeket elsajátíthatja és taníthatja Ön is. Például egy vállalkozás esetében akkor is nagyon fontosak, ha van egy jó terméke, tudja, hogyan kell vállalkozást vezetni, de nehezen megy az eladás, a vevőkkel való egyeztetés, így a rendszer nem működik megfelelően. Ugyanez igaz arra az esetre is, ha nehézséget okoz egy munkanap megszervezése és vállalkozási tevékenységek menedzselése.

Mivel személyiségjegyről van szó, a szervezőkészség nem pozíciófüggő, a szervezettség természetes a magánéletében és a szakmai életében, függetlenül attól, hogy Ön munkáltató vagy munkavállaló. A szervezett vezető olyan megoldásokon dolgozik, mint például hogyan lehet kevesebb munkával/erőfeszítéssel azonos vagy jobb eredményeket elérni, vagy, hogy hogyan csökkentheti a kiadásokat. Egy jó munkatárs mindig nyitott a személyes/szakmai fejlődésre, jellemzően optimista, teljesítménye kifogástalan, és nem csak felügyelet mellett teljesít jól, hanem hajlandó további felelősséget is vállalni. Emellett mind vezetői, mind alkalmazotti szinten fontos a professzionalizmus, tisztesség és őszinteség, ambíció, rugalmasság.

A jó szervezőkészség számos önéletrajzban is megjelenik, de vajon milyen tevékenységeket jelent pontosan? Az alábbi lista a teljesség igénye nélkül sorol fel párat, amelyeket a továbbiakban részletesebben is bemutatunk:

Időmenedzsment:

Talán ez a szervezési készség egyik legfontosabb összetevője. Az időgazdálkodás azt jelenti, hogy feladatait időben megfelelően ütemezve és a határidők betartásával végezi el az ember. Az idő beosztása segít megőrizni az energiát és nyugalmat egy felgyorsult környezetben. Megfelelő menedzselése nélkül az állandó munkahelyi nyomás és feladatok egy vállalkozás összeomlását idézhetik elő, tönkretehetik vezetőjének magánéletét, vagy súlyosan befolyásolhatják a lelki egészséget. Ha valaki nem rendelkezik „természetes” időgazdálkodási készségekkel, vagy azok nem megfelelőek, speciálisan erre irányuló tréningeken keresztül elsajátíthatóak. Az első lépés a napi rutin kialakítása, az ismétlődő elemek/feladatok napirendre tűzése. Tapasztalja meg, mikor a legtermelékenyebb és ütemezze fontos feladatait erre az időszakra. Számos telefonos alkalmazás létezik, amelyek segíthetnek az idő megfelelő beosztásában, vagy kérheti szakember segítségét is a hatékonyság növelésének elősegítésére.

Kommunikáció:

Mivel napjainkat többnyire kommunikáció segítségével szervezzük, ezen keresztül építjük fel, ez a szervezőkészségnek is fontos része. Kommunikációs készségeink azzal is mérhetőek, hogy milyen jól fogadjuk és osztjuk meg az információkat a munkahelyen. Ha Ön szervezett kommunikátor, hatékonyan és megfelelő időben meg tudja osztani csapata többi tagjával, alkalmazottaival, munkatársaival a szükséges információkat. A szervezett kommunikátorok a hatékonyságot helyezik előtérbe azáltal, hogy gyorsan válaszolnak a kérésekre, pontosan adnak utasításokat és megbízhatóan továbbítják az információkat. A rendezetlen és hektikus kommunikáció rontja a termelékenységet.

Delegáció:

A szervezettség sok esetben azt jelenti, hogy ismerjük a határainkat. Ha egy alkalmazott/munkaadó több feladatot kap, mint amennyit el tud végezni, előfordulhat, hogy egyet vagy többet közülük egy munkatársra kell bíznia. A delegálás során kiemelkedő fontosságú annak ismerete, hogy melyik csapattag/munkatárs/beosztott a legképzettebb, rátermettebb egy adott feladat vagy projekt elvégzésére. A delegálás során elsőként számba kell venni és rendszerezni a feladatait, majd eldönteni, hogy melyiket delegálja ezzel javíthatva a saját/vállalkozása termelékenységét.

Csapatmunka:

A csapatmunka nem értelmezhető elszigetelten, csak más készségekkel, például kommunikációval, delegációval, kulturális érzékenységgel párosulva. A munka csoporton belüli megszervezése ugyanolyan fontos, mint a megfelelő emberek kiválasztása a csapat felépítéséhez. Ha szervezési képességei megfelelőek, akkor képes lesz egy működő csapat összeállítására, és szinergikus eredmények elérésére, miközben vezetői készségeit is fejleszti. Arisztotelész óta tudjuk, hogy „az ember természeténél fogva társas állat” vagy korszerűbb szóhasználattal élve, az ember természeténél fogva társas lény, így nem okoz problémát számára, ha csapatban kell dolgoznia.

Tervezés:

Kijelenthetjük, hogy egy jól megszervezett vállalkozás életében a legfontosabb a tervezés, ami azt jelenti, hogy már létrehozása előtt pontos üzleti terv készül hosszú távú működésére. A tervezés képessége kétségtelenül minden olyan ember legfontosabb tulajdonsága, aki jó szervezői képességekkel rendelkezik.

Rangsorolás:

A feladatok közötti prioritás felállítása a szervezés egyik kulcseleme. Ehhez az kell, hogy azonosítani tudja az előtte álló akadályokat, az összetett projekteket kisebb részekre bontsa, és felmérje azok eredményre gyakorolt hatását. A szolgáltató szektorban dolgozva valószínűleg már mindenki tudja, hogy az első számú prioritás mindig a vásárló/vendég.

Analitikus gondolkodás:

Az analitikus gondolkodás magában foglalja az információk olvasásának és értelmezésének képességét, valamint, hogy mindezekből ésszerű következtetéseket vonjunk le. Ha képesek vagyunk logikusan gondolkodni egy problémáról, és meghatározni annak forrását, az segít gyorsan leküzdeni a visszaeséseket és elkerülni a késéseket.

Munka és magánélet egyensúlya:

A hatékony munka egy jó éjszakai alvással és friss elmével kezdődik. Legyen része a mindennapjainak az Ön számára legmegfelelőbb mentális és fizikai tevékenység, amely segít abban, hogy egy hosszú nap végén elégedettséget érezzen. Érzelmi szempontból is fontos, hogy ne terheljük túl magunkat. Hagyja otthon vagy a munkahelyén negatív érzéseit, ne vetítse ki őket alkalmazottaira vagy családtagjaira.

Nyomás alatt dolgozni:

A szervezési készségek különösen fontosak olyan helyzetekben, ahol nagy nyomás, magas elvárások nehezednek ránk. A felgyorsult környezetben és a határidőket szigorúan betartó munkahelyeken a szervezettség kritikus tényező, fontos, hogy az alkalmazottak nyugodtak és koncentráltak maradjanak. Működése során pénzügyi, adminisztratív vagy jogi nehézségekbe ütközhet. Ilyenek például a pénzügyi hiány kezelése vagy a célcsoportok nem megfelelő elérése. Ezek a helyzetek nagy nyomással járhatnak, a megfelelő megoldáshoz megtalálásához hatékonyan kell beosztani az időt, gazdálkodni kell energiával és kreativitással a siker érdekében.

A bemutatott esettanulmány, a Sándor család vállalkozása közvetetten hívja fel a figyelmünket a szervezési képességek fontosságára. Mert bár az interjúalany nem feltétlenül beszél a fent említett készségekről, az általa elmondott történetből arra következtethetünk, hogy a szervezési készségek kulcsszerepet játszottak a vállalkozás sikerében.

A lecke során észrevehette, hogy az általunk megnevezett készségek többsége alapvetően kiegészíti egymást, vagy egymásra épül, mint egy LEGO. Például a munka-magánélet egyensúlyáról beszélve egy pihentető alvás nem tud megvalósulni megfelelő időgazdálkodás nélkül. Vannak olyan emberek, akik teljesen természetesen menedzselik idejüket a lehető leghatékonyabb beosztással és vannak, akik nem. A lényeg az, hogy ezek a készségek tanulhatók, fejleszthetők és jelentősen hozzájárulnak vállalkozásunk sikeréhez.