Lecke

Mi az időmenedzsment?

Az időmenedzsment egy olyan módszer, amelynek segítségével maximális hatékonysággal használhatjuk ki időnket céljaink elérése érdekében. Segít megtalálni a fókuszt és tudatosítani, hogy mikor mire és mennyi ideig fordítjuk a figyelmünket. Ha nem tervezünk jól az időnkkel, nem hogy elmarad a pihenés, de a fontos dolgok is könnyen háttérbe szorulhatnak.

Két idővel kapcsolatos tévhit jellemző a legtöbb embere: az egyik, hogy azt hisszük, hogy valamikor, egyszer, a jövőben több időnk lesz. A másik pedig az, hogy időt tudunk megtakarítani. Az időt csökkenteni nem tudjuk, így megtakarítás nem jön létre semmi esetre sem, maximális kihasználás és semmittevés mellett is eltelnek az órák. Egy dolgot tudunk befolyásolni, azt, hogy hogyan, milyen tevékenységekkel töltjük el a rendelkezésre álló időkeretet. Az idő menedzselése nem más, mint önmagunk menedzselése. Az időgazdálkodás mindezek következményeképp személyes hatékonyságunkról szól elsősorban.

Tárjuk fel saját időgazdálkodási szokásainkat!

Az egyes napi tevékenységek elhelyezhetők a sürgősség és fontosság dimenziója mentán. Ezen fő tengelyek által kialakított négyes felosztást időgazdálkodási mátrixnak hívjuk.

Az egyes tevékenységi ablakok jellemzői:

• Fontos: Olyan tevékenységek, melyek az értékeinknek megfelelő tettekről szólnak, amelyek egybehangzanak küldetésünkkel, illeszkednek legfontosabb céljainkhoz. Ez a prioritási skálán értelmezhető.
• Sürgős: Olyan tevékenységek, amelyek azonnali lépéseket/cselekvést /reakciót kívánnak. Ez pedig az időskálán értelmezhető.

Időmátrix

Stephen R. Covey: A kiemelkedően sikeres emberek 7 szokása 1999..

A táblázat segítségével megfigyelhetjük, hogy az elmúlt napok, hetek tevékenységei mely csoportba sorolhatók az alapján, hogy az önmagunk számára mennyire volt sürgős vagy fontos. Az egyes ablakok túlsúlya alapján az alábbi embertípusok különíthetők el:

1. negyed: Sürgős és fontos

• idejük jelentős részében sürgős és fontos problémákat oldanak meg,
• jellemzően határidőkre teljesítenek,
• gyakran érzik, hogy nincs szabadidejük
• jellemzően stresszesek a mindennapjaik.

2. negyed: Fontos, de nem sürgős

• lehetőségek, és nem a problémák állnak a fókuszban,
• hatékonyan előzi meg a válságos helyzetek kialakulását munkája során,
• hatékony önmenedzselés jellemzi a csoport tagjait.

3. negyed: Sürgős, de nem fontos

• a számára nem fontos sürgős feladatokat is igyekszik teljesíteni,
• rövid távú célokat elégít ki mások elismerésére vágyva, vagy mások helyett,
• a saját feladatait jellemzően az utolsó pillanatban végzi el.

4. negyed: Nem sürgős és nem is fontos

• tevékenységük túlnyomó része nem fontos, és nem is sürgős,
• amikor valaki túl sok időt tölt az első negyedben, hajlamos itt keresni a pihenést.

Van-e helyes arány az egyes negyedek között? Ideális esetben a felosztás az alábbiak szerint alakul:

A helyes időgazdálkodás során nagyon fontos, hogy a lehető legtöbb olyan tevékenységet szorítsuk bele időnkbe, amelyek nem sürgősek, de hosszú távú céljainkat szolgálják. Megtérülésük természetesen nem azonnali, ugyanakkor elengedhetetlenek a jövő szempontjából.

Időgazdálkodás típusok:

Jegyzetek, ellenőrző listák:

Az egyes tevékenységek észben tartására, összegyűjtésére, rendszerezésére a jegyzetek és ellenőrző listák készítése javasolt.

Hátrány, hogy a rangsorolás ebben az esetben nem valósul meg, jellemzően post-itek, kézzel írt jegyzetek rögzítik a tennivalókat, amelyen később áthúzzuk az elvégzett feladatokat. A fontosság és sürgősség tengelyen való rangsorolásra nem alkalmas ez a módszer.

Naptárak és az időgazdálkodási naplók, határidőnaplók:

A módszer az időbeli tervezésre helyezi a hangsúlyt, összegyűjtve a tevékenységeket és határidőket szabva azoknak. A fontosság megjelenik, de a priorizálás még nem.

Priorizálás:

A priorizálás során a tervezés során a napi tervezés kerül előtérbe, a lista elérendő célok ismeretében készíthető el, mivel az eredmények elérését helyezi előtérbe. Vannak olyan feladatok, amelyekre érdemes több időt szánni, mert a hosszú távú célokat szolgálják. Ilyen lehet egy tárgyalás, nyilvános szereplés, stb.

Tervezés:         

Planning is both a task, thinking ahead and setting long-term goals, but it can also save considerable time.  Spending 10% of your time planning and thinking through your tasks can save hours. The values we live our lives by and the roles we play in our daily lives (e.g. wife/mother, husband/father, etc.) are the foundation of the productivity pyramid and must be aligned with our goals to feel that our lives are worth living.

A produktivitási piramis

Kialakíthatunk egy olyan saját rendszert a mindennapokban a hatékony tervezés segítségével, amelyben egy előre meghatározott időpontban lezárjuk a napi munkát és már csak a szabadidős tevékenységekkel, családdal, barátokkal foglalkozunk. Tűzzünk ki egy célt, pl. 17 órára le tudjuk tenni a munkát úgy, hogy elégedettek legyünk az aznapi teljesítménnyel. Fontos, hogy ezt úgy tudjuk kivitelezni, hogy napközben ne érezzünk állandó időprést.

Az átgondolt tervezéshez prioritások felállítása szükséges:

• elsőrangúak, melyek másodrangúak, és nem kifejezetten fontos feladatok azonosítása,
• a legmagasabb prioritású feladatok elintézéséhez azonnal hozzá is látunk,
• mindig csak az adott feladatra fókuszálunk.

Mindez segít abban, hogy:

• ne foglalkozzunk egyszerre több dologgal, ne aprózódjunk szét munka közben,
• ne veszítsük el a fonalat, ne vesszük el a teendők között,
• ne kerüljenek háttérbe a valóban fontos feladatok.

Hogyan határozzuk meg a prioritásokat?

1. Célok definiálása
2. Feladatok összegyűjtése
3. Fontosság szerint sorba rendezés
4. Sürgősség szerint sorba rendezés
5. A prioritások meghatározása
6. Időigény meghatározása
7. Időkeret meghatározása

A nemet mondás képessége:

Ahhoz, hogy legyen időnk a számunkra igazán fontos tevékenységekre, meg kell tanulnunk nemet mondani. A nemet mondás képessége az egyik legfontosabb időmegtakarítási tényező, ezért minden vezetőnek meg kell tanulnia élni vele. Olykor még magunknak is, még akkor is, amikor számos érv szól az igen mellett. Természetesen nem szerencsés, ha túl gyakran élünk vele, és még kevésbé az, ha minden esetben csak bizonyos embereknek mondunk nemet. Mégsem kell mindent azonnal megtenni, amire megkérnek bennünket. Mielőtt bármit mondana, kérjen nyugodtan időt: „Szükségem van pár percre/órára, napra stb., hogy végiggondoljam.”

Az emberi-erőforrás menedzsment:

Az emberi erőforrások menedzselésének lényege a feladatok elosztásának tervezése, végrehajtásának és minőségének ellenőrzése. Egy több fős szervezetnél elengedhetetlen, hogy erre figyelmet fordítsunk, illetve nagyban hozzájárul a hatékonyság növeléséhez és a kiegyensúlyozott munkamorál megvalósulásához. A tervezés természetesen időt vesz igénybe, de a delegálással ennél többet takaríthatunk meg.

A megfelelő minőség és teljesítmény szakértelmet követel, amelynek felmérése elengedhetetlen. Azonosítani kell, hogy a munkatársak, társas szervezet tagjai miben a legjobbak és ennek megfelelően átadni számunkra az egyes feladatokat.

Delegáció:

A delegálásnak számos előnye van. Ezek egyike, hogy időt nyerünk a jóval összetettebb problémák kezelésére, ha a rutinfeladatokat másokra bízzuk. További előny, hogy akit megbízunk egy feladattal, azt egyúttal motiváljuk is. A megbízás szolgálhatja a tapasztalatszerzés vagy a lehetőségek kiszélesítésének biztosítását is a beosztottak számára.

Előzetes mérlegelés:

• A feladat és célok meghatározása.
• A célok és az elvárt eredmények meghatározása.
• A megfelelő személy kiválasztása (alkalmasság, tapasztalat).

Amikor a munkatárssal megbeszéljük a feladatot:

• A feladat jellemzőinek meghatározása (határidő, eszközök, minőségi követelmény, jogkörök).
• A feladat megértésének ellenőrzése, eszközök átadása, személyes támogatás, az együttműködés ellenőrzése.

A delegált feladat végrehajtása közben:

• A feladat teljesítésének figyelemmel kísérése, visszajelzés kérése a teljesítésről, jelentés készítése (riport) ha szükséges.

Amikor már lezajlott a teljesítés:

• a teljesítmény értékelése, tanulságok levonása.