Lección

Habilidades organizativas, ¿qué son?

Aunque no existe una definición universal de este concepto,podemos estar de acuerdo en algunos elementos básicos. Las habilidades organizativas son las que te ayudan a mantenerte centrado/a en diferentes tareas, a controlarlas, a utilizar tu energía, tu tiempo, tu espacio físico y tu capacidad mental, etc., de forma eficaz y eficiente para conseguir el resultado deseado. Pero, ¿basta con cumplir los horarios, tener un espacio de trabajo limpio y respetar los plazos para que se nos llame organizados? ¿O hay algo más? Y lo que es más importante, ¿se puede aprender a ser organizado/a o hay que nacer con ello?

En primer lugar, las habilidades organizativas son transferibles, es decir, se pueden aprender y enseñar. También son habilidades blandas (soft skills), lo que significa que caracterizan la relación de una persona con otras, formando parte de su personalidad. Por ejemplo, en el caso de una empresa, aunque tengas un buen producto y sepas llevar un negocio, pero te cueste venderlo o negociar con los compradores, entonces no funcionará bien. Lo mismo ocurre si no eres capaz de organizar tus días y la actividad de tu empresa.

Dado que se trata de un rasgo de la personalidad, las habilidades organizativas no dependen de la posición jerárquica dentro de la entidad, ser organizado/a será algo natural en tu vida personal y en tu vida profesional, sin importar si eres empleador/a o empleado/a. Y aunque son importantes para todos los/as empresarios/as, lo son principalmente por dos razones: un trabajador organizado es un empleado eficiente y eficaz. Un trabajador eficiente te va a ahorrar dinero y te va a ayudar a innovar tu empresa. Con el tiempo te darás cuenta de que estás trabajando en soluciones para lograr los mismos o mejores resultados con menos trabajo/esfuerzo o en cómo reducir los gastos. En caso de que quieras un equipo eficiente, debes prestar atención a rasgos como si está siempre abierto al desarrollo personal/profesional, es optimista y tiene una mentalidad abierta. El rendimiento de un trabajador eficiente es impecable y no sólo rinde bien con poca supervisión, sino que también está dispuesto a asumir responsabilidades adicionales. Un empleado eficaz consigue hacer las cosas a tiempo y no se rinde en caso de fracaso. Se puede reconocer a los trabajadores eficaces por características como la profesionalidad, la integridad y la honestidad, la ambición y la flexibilidad, pero lo más importante es que un empleado eficaz siempre tiene presente el objetivo o la misión de la empresa.

Hay muchas habilidades organizativas que a menudo vemos en los CV de las personas. La lista que sigue no es completa, sólo mencionamos las más comunes. Más adelante las presentaremos con más detalle:

Gestión del tiempo:

Tal vez éste sea uno de los componentes más cruciales de las habilidades organizativas. La gestión del tiempo es la capacidad de realizar tus tareas en el momento oportuno, programarlas y respetar los plazos. Gestionar tu tiempo es importante porque te ayuda a conservar tu energía y a mantener la calma en un entorno de ritmo rápido. Decidir cuándo y cómo utilizar tu tiempo es un elemento fundamental de la organización del trabajo. Sin una gestión adecuada del tiempo, la presión y las tareas constantes en el lugar de trabajo pueden provocar el colapso de una empresa, arruinar la vida personal de alguien o afectar gravemente a la salud mental. Incluso si tus habilidades "naturales" de gestión del tiempo son insatisfactorias o casi inexistentes, puedes aprenderlas a través de la formación en habilidades blandas. El primer paso es desarrollar una rutina diaria, colocar los elementos/tareas repetitivos en tu agenda. Experimenta para conocer cuándo eres más productivo/a, así podrás programar las tareas importantes para ese momento del día. Si no puedes hacerlo solo/a, intenta utilizar tu teléfono, hay múltiples aplicaciones que se supone que te ayudarán a gestionar tu tiempo de forma inteligente. Si por alguna razón no funciona, siempre puedes utilizar otros servicios para este fin.

Comunicación:

Dado que la mayoría de las veces organizamos nuestro mundo a través de la palabra y construimos nuestra realidad diaria a través de ella, también es una importante habilidad organizativa. Tus habilidades de comunicación se basan en lo bien que compartes y recibes información en el trabajo. Si eres un/a comunicador/a organizado/a, podrás dar a los demás miembros de tu equipo la información que necesitan de forma eficaz y oportuna. Los comunicadores organizados dan prioridad a la eficiencia en el lugar de trabajo respondiendo a las solicitudes con rapidez, dando instrucciones con precisión y transmitiendo la información de forma fiable. Una comunicación desorganizada y agitada perjudicará tu productividad y tu negocio. Debes hablar y escribir de forma clara para asegurarte de que se entiende tu mensaje. Esto significa que tus habilidades de comunicación y tu capacidad de escucha activa deben estar a la altura para lograr el éxito en el trabajo.

Delegación:

En muchos casos, ser organizado significa conocer tus límites. Si las responsabilidades de un empleado/a o empleador/a se convierten en algo más de lo que puede manejar, es posible que tenga que asignar una o más de sus tareas a un compañero de trabajo. Una parte importante de la delegación es saber qué miembro del equipo/compañero de trabajo/subordinado es el más cualificado para terminar una tarea o proyecto concreto. Si puedes enumerar y organizar tus tareas y decidir cuáles delegar, podrás mejorar la productividad de todo tu equipo/empresa. De hecho, las habilidades de delegación están relacionadas con las habilidades de trabajo en equipo. Las personas bien organizadas saben lo que pueden hacer ellas mismas y lo que deben delegar en otros miembros del equipo para conseguir los mejores resultados. También demuestra que tiene un sólido conjunto de habilidades interpersonales.

Trabajo en equipo:

El trabajo en equipo como habilidad no puede interpretarse de forma aislada, sólo tiene sentido cuando va acompañado de otras habilidades, como la comunicación, la delegación o la sensibilidad cultural. Organizar el trabajo en un grupo de personas es tan esencial como seleccionar a las personas adecuadas para formar un equipo en primer lugar. Si tus habilidades organizativas están a la altura, podrás formar un equipo funcional y conseguir resultados sinérgicos, a la vez que potenciarás tu capacidad de liderazgo. Ya desde los tiempos de Aristóteles sabemos que "el hombre es por naturaleza un animal social" o, traducido a una redacción mucho más contemporánea, los humanos, por su naturaleza son seres sociales, por lo que nunca puede ser un problema si eres un/a jugador/a de equipo.

Planificación:

Podemos decir fácilmente que la parte más importante de una empresa bien organizada tiene lugar antes de que se produzca cualquier otra cosa. La capacidad de planificar es, sin duda, el atributo más importante de cualquier persona que posea una gran capacidad de organización.

Saber priorizar:

Ser capaz de dar prioridad a tus tareas es mucho más importante que tachar elementos de tus listas de tareas. Si no eres capaz de identificar los obstáculos que te esperan, de dividir los proyectos complejos en componentes más pequeños y de evaluar su impacto en el resultado, tendrás que trabajar en tu capacidad para hacerlo, porque la gestión de un negocio es cuestión de prioridades. Pero si trabajas en el sector de los servicios, probablemente ya sepas que tu prioridad número uno es siempre el cliente/huésped.

Pensamiento analítico:

El pensamiento analítico implica la capacidad de leer e interpretar la información para llegar a conclusiones razonables. Ser organizado/a en el trabajo implica a menudo organizar tu proceso de pensamiento. Ser capaz de pensar en un problema de forma lógica y determinar el origen de la cuestión te ayudará a superar los contratiempos rápidamente y a evitar retrasos.

Equilibrio entre el trabajo y la vida privada:

La eficiencia en el trabajo comienza con una buena noche de sueño y una mente fresca. Organiza tu higiene mental y física para que también haya espacio para todo lo demás. Es igualmente importante, desde el punto de vista emocional, no sobrecargarse de trabajo. Deja tus sentimientos negativos en casa o en el trabajo, no los proyectes sobre tus empleados o familiares. Por supuesto, es más fácil hablar de ello que hacerlo, requiere una buena salud mental e incluso ayuda externa en algunos casos.

Trabajar bajo presión:

Las habilidades organizativas son especialmente importantes en situaciones de alta presión. En entornos de ritmo rápido y lugares de trabajo que imponen plazos estrictos, ser organizado/a es fundamental para que los empleados mantengan la calma y la concentración. En el transcurso de tu actividad empresarial, puedes encontrarte con dificultades financieras, administrativas o legales. Dificultades tales como lidiar con el déficit financiero o enfrentarse a la apatía de los grupos objetivo, por ejemplo. Estas situaciones pueden suponer mucha presión, y para afrontarlas adecuadamente tienes que programar tu tiempo de forma eficaz, gestionar tu energía y utilizar tus recursos con creatividad. De este modo, tu empresa social será un éxito.

En el caso de estudio presentado al comienzo de esta unidad, la empresa de la familia Sándor, llama nuestra atención sobre la importancia de las habilidades organizativas de forma indirecta. Porque, aunque el entrevistado no habla necesariamente de las habilidades mencionadas anteriormente, la historia que nos contó nos permitió concluir que las habilidades organizativas desempeñaron un papel clave en el éxito de la empresa.

Durante la lección habrás notado que la mayoría de las habilidades que hemos nombrado están básicamente relacionadas entre sí de manera complementaria o se construyen unas sobre otras, como un LEGO. Por ejemplo, en el caso de la conciliación de la vida laboral y familiar, no podrás dormir bien si tu habilidad de gestión del tiempo no es adecuada y te acuestas tarde. O la gestión del tiempo, que es una habilidad fundamental, es casi inútil sin una adecuada priorización. La cuestión es que no se puede recortar en lo que respecta a las habilidades, puesto que algunas personas son planificadoras por naturaleza, otras no, lo más importante es mantener la mente abierta y estar continuamente dispuesto/a a aprender.