Lección

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo es una forma de maximizar la eficacia con la que utilizamos nuestro tiempo para alcanzar nuestros objetivos. Nos ayuda a centrarnos y a ser conscientes de en qué nos centramos, cuándo y durante cuánto tiempo. Si no planificamos bien nuestro tiempo, no sólo podemos caer en la relajación, sino que las cosas importantes pueden quedar fácilmente relegadas a un segundo plano.

Hay dos conceptos erróneos sobre el tiempo que tiene la mayoría de la gente: uno es que pensamos que en algún momento del futuro tendremos más tiempo. La otra es que podemos ahorrar tiempo. No podemos reducir el tiempo, así que no hay ahorro en ningún caso, las horas pasan con el máximo aprovechamiento y sin hacer nada. Lo que sí podemos controlar es cómo empleamos el tiempo disponible, con qué actividades. La gestión del tiempo no es otra cosa que la autogestión. En consecuencia, la gestión del tiempo tiene que ver sobre todo con nuestra eficiencia personal.

¡Revelemos nuestros propios hábitos de gestión del tiempo!

Cada actividad diaria de nuestras jornadas puede clasificarse según las dimensiones de urgencia e importancia. La división en cuatro direcciones a lo largo de estos ejes principales se denomina matriz de gestión del tiempo.

Las características de cada una de estas dimensiones que permiten clasificar una actividad son:

• Importante: Actividades que están en consonancia con nuestros valores, nuestra misión y con nuestros objetivos más importantes. Esto puede interpretarse en una escala de prioridades.
• Urgente: Actividades que requieren una acción/reacción inmediata. Se puede interpretar en la escala de tiempo.

	Urgente	No urgente
Importante	I. Urgente e importante = ¡Házlo!   situaciones críticas, situaciones de crisis, problemas urgentes, plazos que deben   cumplirse inmediatamente en persona	II. No urgente pero importante = ¡Planifica con antelación!   actividades de prevención de situaciones críticas, establecimiento de relaciones, búsqueda de nuevas oportunidades, planificación, actividades de apoyo al autodesarrollo, aprendizaje, etc.   se debe asignar tiempo y recursos a estas tareas
No importante	III. Urgente pero no importante = ¡Delega!   tratar cosas que han surgido, llamadas inesperadas, determinadas citas, reuniones o asuntos inminentes, tareas destinadas a evitar conflictos, etc.   estas tareas deben realizarse a medida que el tiempo lo permita, o preferiblemente delegarlas	IV. No urgente y no importante = ¡Suprimir!   tareas rutinarias, actividades fingidas, ocupaciones habituales (de poca importancia) para procrastinar, llamadas telefónicas irrelevantes, sobrecarga de información, meros pasatiempos, actividades extra no destinadas a recargarse, etc.   ¡Estas tareas se eliminan durante el proceso de priorización!   este cuadrante representa la ventana de los hábitos de pérdida de tiempo

Matriz de tiempo

Stephen R. Covey: 7 Habits of Highly Effective People, 1999.

La matriz anterior nos ayuda a ver qué grupo de actividades de los últimos días o semanas podemos clasificar según su urgencia o importancia para nosotros. En función del predominio de cada ventana, se pueden distinguir los siguientes tipos de personas:

Cuadrante 1: Urgente e importante

• dedican una parte importante de su tiempo a resolver problemas urgentes e importantes,
• en su momento más urgente y apremiante, tienen asuntos urgentes e importantes de los que ocuparse, normalmente el cumplimiento de los plazos,
• a menudo sienten que no tienen tiempo libre,
• tienden a estar estresados en su vida diaria.

Cuadrante 2: Importante pero no urgente

• las oportunidades, y no los problemas, son el centro de atención,
• evita eficazmente que se produzcan situaciones de crisis en el transcurso de su trabajo,
• una autogestión eficaz.

Cuadrante 3: Urgente pero no importante

• intenta realizar tareas urgentes que no son importantes para él/ella,
• satisface objetivos a corto plazo para el reconocimiento de otros o en lugar de otros,
• suele completar sus propias tareas en el último momento.

Cuadrante 4: No urgente y no importante

• la mayoría de sus actividades no son ni importantes ni urgentes,
• cuando alguien pasa demasiado tiempo en el primer cuadrante, tiende a buscar un respiro aquí.

¿Existe una proporción correcta entre los cuadrantes? Lo ideal sería que la división fuera la siguiente:

En una buena gestión del tiempo, es importante dedicar todo el tiempo posible a actividades que no sean urgentes pero que sirvan a tus objetivos a largo plazo. No son inmediatas, por supuesto, pero son esenciales para el futuro.

Tipos de gestión del tiempo:

Notas, listas de control (checklists):

Se recomienda el uso de notas y listas de control para seguir, recoger y organizar cada actividad.

El inconveniente es que en este caso no se consigue llevar a cabo una correcta priorización, ya que normalmente se utilizan post-its o notas manuscritas para registrar las tareas a realizar, que posteriormente se tachan para indicar las tareas realizadas. Este método no es adecuado para priorizar de acuerdo con los ejes de prioridad y urgencia.

Calendarios y agendas de gestión del tiempo:

Este método se centra en la planificación del tiempo mediante la recopilación de actividades y el establecimiento de plazos para cada una de ellas. Se centra en la programación y planificación del tiempo.

Priorización:

La priorización se centra en la planificación del día a día, la lista de objetivos a alcanzar se prepara con el conocimiento de los objetivos a conseguir, ya que se enfoca hacia la consecución de resultados. Hay tareas a las que merece la pena dedicar más tiempo porque sirven a objetivos a largo plazo. Puede tratarse de una reunión, una comparecencia pública, etc.

Planificación:         

Planning is both a task, thinking ahead and setting long-term goals, but it can also save considerable time.  Spending 10% of your time planning and thinking through your tasks can save hours. The values we live our lives by and the roles we play in our daily lives (e.g. wife/mother, husband/father, etc.) are the foundation of the productivity pyramid and must be aligned with our goals to feel that our lives are worth living.

La pirámide de productividad

Podemos desarrollar nuestro propio sistema de planificación eficaz de acuerdo con nuestra vida diaria, en el que terminamos nuestro trabajo diario a una hora predeterminada y nos centramos en las actividades de ocio, la familia y los amigos. Establece un objetivo, por ejemplo, que puedas terminar el trabajo a las 5 de la tarde y estés satisfecho/a con tu rendimiento del día. Es importante que podamos hacerlo sin sentir una presión de tiempo constante durante el día.

Una planificación meditada requiere establecer prioridades:

• identificar qué tareas son prioritarias, cuáles son secundarias y cuáles no son especialmente importantes,
• las tareas más prioritarias se abordan inmediatamente,
• se debe mantener siempre el foco de atención en la tarea que tienes entre manos.

Todo esto ayuda a que:

• no hagas varias tareas al mismo tiempo, no dividas tu trabajo,
• no pierdas el rumbo, no te pierdas entre las tareas,
• no dejes que las tareas realmente importantes pasen a un segundo plano.

¿Cómo priorizamos?

1. Define los objetivos
2. Recopila las tareas a llevar a cabo
3. Prioriza estas tareas
4. Prioriza de nuevo según la urgencia
5. Establece las prioridades
6. Determina las necesidades de tiempo para cada tarea
7. Determina el calendario

La capacidad de decir no:

Para tener tiempo para las actividades que realmente nos importan, tenemos que aprender a decir que no. La capacidad de decir no es uno de los factores más importantes para ahorrar tiempo, por lo que cualquier directivo/a debe aprender a manejarla y utilizarla adecuadamente. A veces incluso debemos aplicarnos esta capacidad a nosotras/as mismos/as, aunque haya muchos argumentos para decir que sí en un momento dado. Por supuesto, es lamentable si la utilizamos con demasiada frecuencia, y es peor aún si sólo decimos que no a determinadas personas en todos los casos. Sin embargo, no tenemos que hacer todo lo que se nos pide inmediatamente. Antes de decir algo, no dudes en pedir tiempo para pensarlo si es necesario. Puedes decir algo como: "necesito unos minutos/horas, días, etc. para pensarlo".

Gestión de recursos humanos:

La esencia de la gestión de los recursos humanos es planificar la asignación de tareas, controlar su ejecución y su calidad. En una organización con varios empleados, prestar atención a esto es esencial y contribuye en gran medida a aumentar la eficiencia y lograr una ética de trabajo equilibrada. La planificación requiere tiempo, por supuesto, pero delegar ahorra más que eso.

La calidad y el rendimiento adecuados exigen conocimientos especializados, y evaluarlos es esencial. Tenemos que identificar en qué son mejores nuestros colegas y asociados y delegar las tareas en consecuencia.

Delegación:

La delegación de tareas y responsabilidades tiene muchas ventajas. Una de ellas es que libera tiempo para ocuparse de problemas mucho más complejos al delegar en otros las tareas rutinarias. Otra ventaja es que motivamos a la persona a la que asignamos una tarea. También puede ser una forma de proporcionar experiencia o ampliar las oportunidades de los subordinados.

Evaluación preliminar:

• Definición de la tarea y sus objetivos.
• Definición de objetivos y resultados esperados.
• Selección de la persona adecuada en quien delegar (idoneidad, experiencia).

Al discutir la tarea con el trabajador:

• Definir las características de la tarea (plazo, medios, requisito de calidad, competencias).
• Comprobación de la comprensión de la tarea, entrega de herramientas, apoyo personal, comprobación de la cooperación.

Durante la ejecución de la tarea delegada:

• Supervisar la realización de la tarea, solicitar información sobre el rendimiento, preparar un informe si es necesario.

Cuando la tarea ha sido completada:

• Evaluar el rendimiento, compartir feedback constructivo.